Assistant de Direction H/F - 29

LE POSTE ET LES MISSIONS

Votre mission principale ?
Vous serez chargé d'assurer l'assistanat de la direction de l'UFR, de la Responsable Administrative et financière et du secrétariat général de la Faculté des Lettres et Sciences Humaines site de Brest.

Vos activités ?
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la structure (enseignants -chercheurs, personnels, étudiants, partenaires, etc.).
- Vous gérez le courrier (arrivées - départs), la messagerie, les plannings (rendez-vous et réunions du directeur et de l'équipe de direction).
- Vous organisez la logistique des réunions internes/ externes et des déplacements.
- Vous participez à la préparation et au suivi des Conseils de faculté.
- Vous organisez et participez au protocole.
- Vous renseignez les contrats ou conventions en relation avec les services concernés et les différents partenaires et organisez le circuit de signature des documents.
- Vous suivez certains dossiers et relancez les interlocuteurs internes et externes (appels à projets, etc.)
- Vous saisissez et mettez en forme des documents divers (courriers, compte- rendus de réunions, etc.).
- Vous renseignez des tableaux de bord selon les instructions reçues.
- Vous tenez et mettez à jour les bases de données dédiées à la gestion.
- Vous réalisez les opérations de gestion courante.
- Vous diffusez les informations internes et externes relatives au fonctionnement de l'unité.
- Vous assurez la gestion administrative des campagnes de recrutement et de sélection des personnels de l'UFR.
- Vous gérez les horaires et congés des personnels administratifs (application dédiée Orhis).
- Vous accueillez les nouveaux personnels (accès parking, les codes copieurs, les remises de clés).