Secretaire de Direction H/F - 29

Le ministère des armées a pour mission de préparer et mettre en oeuvre la politique de défense militaire. Entité du commissariat des armées, le centre interarmées du soutien à la mobilité (CIMob) est un centre expert de la filière mobilité pour l'ensemble du ministère des armées. Réparti sur deux sites : Brest et Lille, le CIMob est chargé de procéder au traitement, à la liquidation et au paiement des indemnités individuelles et collectives de déplacements temporaires (DT) et changements de résidence (CR) du personnel civil et militaire.

Placé sous l'autorité hiérarchique du chef du Bureau ORGanique, le secrétariat assure les missions inhérentes au secrétariat d'autorité et à la cellule management de l'information du CIMob, qui sont communs.
Vous gérez la documentation, les courriers entrants et sortants de toute nature pour l'ensemble du CIMob (mise en forme, expédition), sous format papier ou dématérialisé au travers des systèmes et outils informatiques spécialisés.
Vous êtes en charge d'assurer la gestion et la réservation des salles de réunions internes et externes au profit de la direction.
Cette gestion occupe une place importante dans le poste.
Vous serez en contact direct et permanent avec le chef d'organisme ou son adjoint.Vous aurez la responsabilité de :
- Gérer l'agenda de la directrice et du directeur adjoint. Réservation de salles. Organisation d'évènements (déjeuners, petits déjeuners d'accueil en lien avec le bureau organique).
- Préparer les documents à la signature de la direction du CIMob en vérifiant la bonne application de la charte graphique.
- Assurer le management de l'information entrante et sortante, au travers des systèmes outils informatiques spécialisés (NEMO, L-Nacre, boite mail fonctionnelle, etc). Enregistrement et diffusion du courrier important en volume de travail.
- Mettre à jour le corpus documentaire du service.
- Préparer les ordres de missions et états de frais de missions du personnel du CIMob dans le SI Chorus DT en tant qu'ASSIST suppléant(e).
- S'assurer de la préparation logistique des réunions présidées par la direction du CIMob.
- Assurer l'accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques de la direction du CIMob.
- Participer à des actions de formations en interne pour la mise en oeuvre du nouveau SI ou de nouvelles procédures.