Assistant de Direction - Secteur Naval H/F - Randstad

Randstad vous ouvre toutes les portes de l'emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous !Nous recherchons pour le compte de notre client Naval Group Brest un(e) assistant(e) de direction

1. Organisation de l'activité du service Achats de Brest
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des managers (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...) en anticipant les éventuels impondérables et urgences
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions,
déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques...)
- Participer à la préparation des dossiers nécessaires à la mission d'un manager
(documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...)
2. Gestion et suivi, archivage des comptes rendus et documentation du manager
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au manager que les informations
essentielles
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à
jour l'information en physique et numérique)
- Initier et tenir à jour le RIDA du CODIR.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables dans l'outil d'achat
du Groupe et vérifier la conformité des livraisons
- Gérer les missions (FR et INT) de son manager et réaliser ses notes de frais
3. Communication
- Participer et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting,
rapports, comptes rendus...), assurer le suivi des actions de niveau Codir, relancer les
contributeurs
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des
différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés)
- Apporter à son directeur des propositions contribuant à la performance de l'entité

Diplôme : Bac +2 en administration/gestion des entreprises (BTS Assistant de direction/Assistant Manager/BUT GEA)
Expérience : Idéalement 5 années dans le domaine de l'assistanat de direction, gestion de département. Une expérience au sein de Naval Group est un atout.
Logiciels : Suite Office (maîtrise attendue des fonctions simples sur Excel, Word, PowerPoint), Ithaque (note de frais), Oracle (demande d'achat sous l'ERP), EDM (Gestion documentaire)
Compétences techniques : Gestion administrative de périmètre, contrôler et vérifier les notes de frais/missions selon les règles de la politique voyage, gestion des accès
Compétences transversales : Aptitudes rédactionnelles, Gestion des priorités face aux différentes sollicitations, Excellent relationnel, Rigueur, Adaptabilité sur plusieurs tâches mouvantes, Discrétion

• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Traitement du courrier