Secrétaire du Sous-Préfet de Brest H/F - Service Public

Intitulé de l'emploi:
Secrétaire du sous-préfet de Brest H/F
Catégorie statutaire / Corps: C
Groupe RIFSEEP :1
Domaine(s) fonctionnel(s)
Direction et pilotage des politiques publiques
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type
Assistante de direction / ADM005A

Votre environnement professionnel
Activités du service
Secrétariat particulier du sous-préfet, représentation de l'État et fonctions support (résidence et services administratifs)
Composition et effectifs du service
1 CAIOM, 1 B et 2 C, ou 3 C
Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet, secrétaire général et son adjoint
Liaisons fonctionnelles
De très nombreux interlocuteurs et en particulier, les élus, les membres du corps préfectoral, tous les services de la préfecture et des sous-préfectures, les services déconcentrés au niveau départemental et régional, les collectivités territoriales, les entreprises, les établissements publics, les associations etc

Vos activités principales
Secrétariat du sous-préfet:
Tenue de l'agenda du sous-préfet et accueil des personnalités reçues;
Vérification et réception des dossiers préparés par les services;
Anticipation et préparation des cérémonies publiques et déplacements;
Organisation des réceptions, audiences, réunions et visites officielles ;
Rédaction des courriers, notes de service et réponses aux invitations;
Supervision du traitement du courrier de la sous-préfecture (arrivée et départ);
Animation du secrétariat particulier du sous-préfet et interface avec les composantes du service en charge des fonctions support;
Assistant Chorus DT (après formation);
Correspondante du bureau du cabinet du préfet pour la section distinctions honorifiques et l'organisation des cérémonies départementales;
Appui lors de la cérémonie du 14 juillet à Brest;
Validation des congés sous casper du secrétaire général et du chauffeur après signature de la feuille de congés par le sous-préfet;
Correspondant RH;
Accueil physique et gestion des accès via le vidéo-portier;
Participation à la surveillance générale du site, notamment dans le cadre de la co-supervision des systèmes de sécurisation et de la gestion des droits d'accès;
Gestion des vidéoconférence (réservation et lancement pour le sous-préfet).

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique - à acquérir
Connaissance technique au choix / niveau initié - à acquérir
Connaissance technique au choix / niveau pratique - à acquérir
Connaissance technique au choix / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger / niveau pratique - requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir-faire au choix / niveau maîtrise - requis
Savoir-faire au choix / niveau maîtrise - requis
Savoir-faire au choix / niveau maîtrise - requis

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis
S'avoir s'exprimer oralement/ niveau maîtrise - requis
Savoir-être au choix/ niveau pratique - requis
Savoir-être au choix/ niveau pratique - requis

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Temps complet, travail en binôme.
Discrétion, polyvalence et disponibilité horaire.
Débutante acceptée si forte motivation.

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans

• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers
• Capacité d’adaptation