Assistant en Gestion Administrative - Appui au Pilotage des Données RH H/F - Service Public

La Direction des Ressources Humaines (DRH), composée de 19 agents, est bilocalisée sur les sites de Palaiseau et de Brest.

L'organisation actuelle de la DRH s'articule autour de plusieurs pôles, répartis sur les deux sites :

· Pilotage des données RH ;

· Recrutement et formation ;

· Développement RH et action sociale ;

· Gestion administrative et paie ;

Au sein de la Direction des ressources humaines, l'agent contribue à la mise à jour, au contrôle et à la diffusion des données de pilotage RH. Il ou elle participe à la fiabilisation des informations relatives aux effectifs et à la masse salariale et apporte un soutien administratif aux activités de pilotage des ressources humaines.

Les activités sont exercées sous le contrôle de la Chargée de pilotage des données RH et sera affecté au sein du Campus de Brest.

Sous l'autorité de la Chargée de pilotage des sonnées RH, le (la) titulaire du poste sera en charge des missions principales suivantes:

Gestion, mise à jour et fiabilisation des données RH:

Mettre à jour les tableaux de suivi et de pilotage RH à partir des informations issues des contrats, avenants et décisions administratives ;
Participer à l'actualisation et au suivi des données relatives aux effectifs et à la masse salariale ;
Réaliser le contrôle mensuel des tableaux de suivi après intégration des éléments de paie ;
Effectuer des opérations de pointage et de vérification des données administratives et financières ;
Contribuer au rapprochement des données entre les différents outils de gestion et tableaux de pilotage ;
Identifier et signaler les anomalies ou incohérences constatées ;
Participer à la normalisation et à la fiabilisation des données RH.
Suivi administratif et diffusion des informations:

Préparer et diffuser les tableaux de suivi de la masse salariale relatifs aux personnels recrutés sur ressources fléchées ;
Assurer la mise à disposition des indicateurs auprès des interlocuteurs concernés ;
Classer et archiver les documents nécessaires au suivi des données ;
Participer à l'élaboration de procédures et modes opératoires relatifs à la gestion des données RH.
Environnement et contraintes particulières:

Manipulation de données sensibles nécessitant rigueur et discrétion professionnelle ;
Activité en lien étroit avec les gestionnaires RH, les services financiers et les responsables de projets financés sur recettes fléchées ;
Respect des échéances liées aux opérations de paie et de pilotage RH.

Missions / Activité annexe:

· Participer à la démarche Qualité de l'établissement

· Contribuer à la démarche RSE dans le cadre de ses missions et de ses activités au sein de l'Ecole

Connaissances :

· Principes de la gestion administrative ;

· Connaissances des statuts de la fonction publique, des ressources humaines et de la paie appréciées.

Savoir-faire:

· Utiliser les outils bureautiques courants, notamment Excel ;

· Mettre à jour et exploiter les tableaux de suivi ;

· Vérifier la cohérence et la qualité des données ;

· Appliquer des procédures et rendre compte de son activité ;

· Travailler avec méthode et dans le respect des délais.

Aptitudes:

· Rigueur et sens de l'organisation;

· Fiabilité et discrétion;

· Autonomie dans l'exécution des tâches confiées;

· Capacité à alerter en cas d'anomalie ou d'incohérence.

Formation de niveau, Bac ou expérience équivalente dans les domaines de la gestion administrative, RH ou paie.

Une première expérience en gestion administrative, en traitement de données ou en ressources humaines serait appréciée

• Gestion des données
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Archivage des données
• Excel
• Respect des délais
• Contrôle qualité
• Paie
• Sens de l’organisation