Assistant de l'Animation des Instances et du Réseau H/F - Federation du Btp du Finistere

Missions du poste :
Au titre d'assistance de l'animation des instances et du réseau :
- Assister la Secrétaire générale sur tous les sujets relevant des instances et du lobbying ;
- Assister les adhérents de la FFB29 dans leur mission de mandataires et le suivi des mandats de la FFB29 ;
- Organiser et à l'organisation de tous les événements, ateliers, réunions propres à la FFB29, au niveau de la région, du national, relevant des instances et du réseau, en réaliser le compte-rendu, tenir à jour le planning annuel de fonctionnement ;
- Organiser et assister à l'Assemblée générale, aux sections métiers, au groupe Jeunes dirigeants, au groupe Femmes dirigeantes, aux réunions de pays, à la journée portes ouvertes, au club qualité, en réaliser le compte-rendu et proposer la communication, tenir à jour le planning annuel de fonctionnement ;
- Assister à la mise en lien des services et directions proposés par la fédération régionale Bretagne, la FFB et les unions de métiers ;
- Assistance aux élections au sein des instances de la FFB29 et des interbranches (MEDEF, Les entrepreneurs, CMA, etc.) ;
- Ces missions d'assistance consisteront notamment en : la prise de rdv, organiser les déplacements, préparer la communication des différentes animations statutaires et les supports chartés de communication adéquates, faire signer et archiver les feuilles d'émargement, effectuer le suivi administratif et financier à faire valider par la Secrétaire générale ;

Coordination administrative avec les activités de la FFB29 :
- Rendre-compte à la Secrétaire générale de ses missions ;
- Assister l'attaché commercial dans le développement du Club des Partenaires ;
- Assister la coordinatrice d'activités et l'attaché commercial dans la bonne tenue à jour de la base de données des adhérents de la FFB29 ;
- Se coordonner toutes les fois que nécessaire avec la coordinatrice des activités de la FFB29 et les pilotes d'activités ;

Promotion et développement de la FFB29 :
Le titulaire de ce poste est aussi chargé, à son niveau et comme l'ensemble des membres de l'équipe salariée, de la promotion des activités de la FFB29, du développement et de la fidélisation des adhérents de la FFB29.
Le poste peut être évolutif en fonction des besoins de la FFB29, des aptitudes avérées du titulaire du poste qui souhaiterait progresser.

Activités liées aux missions :
Aider les adhérents dans leurs missions de mandataires
- Mettre à jour les listes de contacts : élus, partenaires, intervenants, etc. dans le respect du RGPD ;
- Préparer les supports de la réunion : dossier du participant, feuilles d'émargement, ordre du jour, chevalets, affiches, communication amont et après . ;
- Dans le processus électif : préparer et adresser les convocations, participer à la consolidation des listes électorales, préparer les formulaires de recueil des candidatures et des votes ;
- Assister aux réunions et instances ;
- Préparer le compte-rendu et le soumettre aux membres des instances sous contrôle de la Secrétaire générale ;
- Mettre à jour les plannings annuels des instances, des réunions et rencontres ;
- Coordonner les dates avec les autres plannings liés aux activités en lien avec la coordinatrice d'activités ;
- Réaliser les mailings de manière électronique et/ou papier ;
- Participer à la mobilisation des adhérents et partenaires par les moyens de communication (téléphonique, mail, courrier, rencontres, etc.) ;
- Réserver les salles, les repas éventuels, moyens de déplacement, des participants ;
- Préparer la salle avec l'aide de la coordinatrice des activités et ranger ;
- Traiter les questionnaires de satisfaction et diffuser les résultats à la Secrétaire générale ;
- Mettre à jour la base des évènements de l'outil de gestion (FEDE2 ou autre outil) dans le suivi d'activités ;

Formation administrative et commerciale (>Bac +2)
CV+LM demandés.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Compte-rendu
• Français
• Réactivité
• Planification