Secrétaire du Sous-Préfet de Brest H/F - Prefecture de Departement Finistere

Vos activités principales
Secrétariat du sous-préfet :
- tenue de l'agenda du sous-préfet et accueil des personnalités reçues
- vérification et réception des dossiers préparés par les services
- anticipation et préparation des cérémonies publiques et déplacements
- organisation des réceptions, audiences, réunions et visites officielles
- rédaction des courriers, notes de service et réponses aux invitations
- supervision du traitement du courrier de la sous-préfecture (arrivée et départ)
- animation du secrétariat particulier du sous-préfet et interface avec les composantes du service en charge des fonctions support
- appui Chorus DT (après formation)
- correspondante du bureau du cabinet du préfet pour la section distinctions honorifiques
- validation des congés sous casper du secrétaire général et du chauffeur après signature de la feuille de congés par le sous-préfet ;
- correspondant RH et action sociale ;
- accueil physique et gestion des accès via le vidéo-portier ;
- participation à la surveillance générale du site, notamment dans le cadre de la co-supervision des systèmes de sécurisation et de la gestion des droits d'accès ;
- gestion des vidéoconférence (réservation et lancement pour le sous-préfet).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Temps complet, travail en binôme
Discrétion, polyvalence et disponibilité horaire
Une présence au secrétariat est nécessaire en dehors de heures des plages fixes a l'instar de ce qui se pratique dans tous les secrétariats particuliers des membres du corps préfectoral.

Votre environnement professionnel
- Activités du service
Secrétariat particulier du sous-préfet, représentation de l'État et fonctions support (résidence et services administratifs)
- Composition et effectifs du service
1 CAIOM, 1 B et 2 C, ou 3 C
- Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet, secrétaire général et son adjoint
- Liaisons fonctionnelles
De très nombreux interlocuteurs et en particulier, les élus, les membres du corps préfectoral, tous les services de la préfecture et des sous-préfectures, les services déconcentrés au niveau départemental et régional, les collectivités territoriales, les entreprises, les établissements publics, les associations, etc.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Avoir des compétences en informatique -bureautique,Savoir travailler en équipe ,Savoir s'organiser ,Savoir accueillir ,Savoir s'adapter ,Avoir le sens des relations humaines ,S'avoir s'exprimer oralement ,Avoir des compétences budgétaires et comptables ,Savoir rédiger

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers
• Capacité d’adaptation